STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

22 Nov

Allt ska tids nog bli klart, men inte 
på en viss dag


Datum: 2017-11-22 08:43 Kommentarer: 0 st

Att sätta förfallodatum på alla att göra- uppgifter i vår lista är en strukturfälla som är lätt att falla i. Jag rekommenderar var och en att bara sätta datum på uppgiften om den har ett skarpt förfallodatum.

Sätt inte datum om det bara representerar en ambition (eller rent av en förhoppning) att vi ska arbeta med och slutföra uppgiften den där dagen. 

Risken är att vi gissar fel och då blir uppgiften “röd” och till synes försenad och är inte längre behaglig att se i listan. Innan vi kommer till dagen ifråga, kan det dyka upp nya uppgifter som har skarpt förfallodatum på just den dagen och då hinner vi inte det vi hoppats och åter blir uppgiften “försenad”.

Klart om ett slag
“Men,”, sade en av deltagarna på en av mina föreläsningar nyligen, “jag har inga att göra- uppgifter som inte har ett förfallodatum. Allt ska göras och avbockas förr eller senare.”.

Det är i och för sig sant, men det är inte för alla uppgifter den där dagen då den ska vara klar framstår så skarp och specifik som en strikt förfallodag. Ofta har vi en aning om att uppgiften ska vara klar “innan årsskiftet” eller “under november”. Skulle vi då höfta till med ett specifikt datum bara för att vi har en ruta för det, är risken att vi höftar några dagar snett (för uppgiften behövde bara vara klar ungefär då) och antingen får vi lägga tid på att ändra datum eller framleva våra arbetsdagar användande en lista som lyser strängt mer röd än den skulle behöva.

Istället klartext
Bättre är då att istället skriva den ungefärliga tidsangivelsen i uppgiftens benämning, såsom “Innan årsskiftet, återkoppla till Sandra.” eller “Under november, skicka inbjudan till Jörgen.”

Den rätta dagen uppenbarar sig
Tar vi för vana att titta igenom att göra-listans alla uppgifter någon gång i veckan, kommer tids nog en lämplig (och för oss skarp) förfallodag bli uppenbar. Då, och först då, sätter vi det skarpa förfallodatumet, för då är också chansen större att vi prioriterar uppgiften den dagen och vårt beslut om när den ska vara klar står fast.

Gör så här
Vill du ha en att göra-lista med färre onödigt röda uppgifter, gör så här:

  1. Gå igenom din lista och leta efter uppgifter där förfallodatumet är mer en förhoppning än en strikt deadline.

  2. Ta på dessa uppgifter bort datumet och skriv istället den ungefärliga tidsangivelsen i benämningen.

  3. När du i veckan går igenom alla uppgifter, sätt det strikta förfallodatumet som nu är uppenbart på bara just de diffust tidssatta uppgifterna vars reella deadline blivit tydlig.

Mindre trött av allt rött
Om du bara sätter förfallodatum när det finns ett strikt sådant, kommer du att ha färre röda och till synes försenade uppgifter. De är sköna att slippa! Din lista blir mer lättarbetad och chansen är att du fortsätter att arbeta med den (och har nytta av den) längre än annars.

Hur gör du?
Sätter du tidsangivelser på dina att göra-uppgifter på ett annat sätt än jag här har beskrivit? Har du goda idéer inom detta struktur-område får du mer än gärna dela med dig i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)